stanowisko ws. zmian organizacji pracy w sądach i wstępne rekomendacje [COVID-19]

W dniu 14 maja br. przesłaliśmy do Ministerstwa Sprawiedliwości stanowisko organizacji związkowej dotyczące zmian organizacji pracy w sądach oraz wstępne rekomendacje dotyczące bezpieczeństwa w miejscu pracy.  W dniu 18 maja br. resort wystosował w tej sprawie pismo do prezesów sądów, które umieszczamy poniżej do pobrania.

STANOWISKO (wraz z rekomendacjami) z dnia 14 maja 2020 r.
Komisji MOZ NSZZ “Solidarność” Pracowników Sądownictwa i Prokuratury
ws. organizacji pracy w sądzie

Międzyzakładowa Organizacja Związkowa NSZZ “Solidarność” Pracowników Sądownictwa i Prokuratury negatywnie ocenia pomysł bezwzględnego wprowadzenia we wszystkich jednostkach sądownictwa w kraju dwuzmianowego trybu pracy, tj. I zmiana od 7.00 do 13.00, II zmiana od 14.00 do 20.00. Podobne stanowisko Związek zaprezentował w przypadku powszechnych jednostek prokuratury. Organizacja związkowa wnosi o poszanowanie autonomii poszczególnych zakładów pracy.

Na wstępie organizacja związkowa podkreśla, że wprowadzenie takiego rozwiązania nie we wszystkich jednostkach musi być konieczne, ponieważ już duża część kadry pracowniczej w sądach funkcjonuje w ramach podstawowego czasu pracy, przy zachowaniu odpowiednich środków ochrony. W ocenie organizacji związkowej, jeżeli możliwości lokalowe konkretnego zakładu pracy na to pozwalają, wprowadzanie zmian w systemie czasu pracy nie jest wskazane. Każda zmiana w organizacji pracy i systemie czasu pracy powoduje chaos, dezorganizację życia prywatnego pracowników, problemy z dojazdami z uwagi na ograniczenia w kursowaniu komunikacji (szczególnie w mniejszych miejscowościach), zapewnienie opieki dzieciom w przypadku samotnych rodziców (w tym miejscu należy pamiętać, że czas pracy w wielu żłobkach został skrócony).

Ponadto nie można zapominać o tym, że do decyzji o systemie dwuzmianowym dostosować się i ponieść konsekwencje takiego rozwiązania będą musieli nie tylko pracownicy Sądu, lecz także:
– pełnomocnicy profesjonalni, którzy mogą jedną sprawę mieć rano, kolejną wieczorem;
– poczta, która przy systemie dwuzmianowym powinna dostarczać przesyłki w czasie obydwu zmian, bo inaczej obciążenie pracowników z pierwszej zmiany będzie zbyt duże;
– firmy sprzątające, które często zaczynają pracę około 15.00, mogą być zmuszone do zmiany grafików i podpisania dodatkowych aneksów;
– firmy zapewniające ochronę budynków sądów będą musiały zostać zobowiązane do zwiększenia liczby pracowników ochrony w godzinach popołudniowych;
– przedstawiciele różnych instytucji, których czas pracy jest często ściśle określony, mogą być wzywani tego samego dnia na różne godziny (również popołudniowe) w sprawach prowadzonych przez różnych sędziów;
– konwoje, które muszą dowieźć osadzonego do sądu, czy zakłady karne, które muszą przygotować i wydać osadzonego.

To wszystko nie pozostaje bez wpływu na wydajność pracy sądu jako całości.

Najważniejsze przy tworzeniu rekomendacji jest ścisłe określenie ram czasowych obowiązywania ewentualnych zmian w systemie czasu pracy. Propozycje muszą zawierać zapisy, które powiążą czas obowiązywania zmienionego systemu czasu pracy z obowiązywaniem stanu epidemii i zagrożenia epidemiologicznego. Ponadto powinien pojawić się zapis zapewniający pracownikom pełne wynagrodzenie. Brak takich regulacji wzbudzi niepokój pracowników.

W przekonaniu organizacji związkowej praca zmianowa nie podnosi w istotny sposób bezpieczeństwa pracowników, jeżeli nie przestrzega się ściśle m.in. wytycznych GIS.  Dodatkowo system pracy sędziów z sekretariatem może prowadzić do niepotrzebnych, konfliktowych sytuacji, np. w przypadku, gdy dany pracownik współpracuje z dwoma lub trzema sędziami powstanie konflikt, na której zmianie i z którym sędzią powinien pracować.

Mając na uwadze powyższe, organizacja związkowa rekomenduje powrót do normalnych godzin pracy w podstawowym systemie czasu pracy z zachowaniem odpowiednich środków bezpieczeństwa dla pracowników jako rozwiązanie najbardziej optymalne pod względem organizacyjnym i społecznym.

Ponadto organizacja związkowa wskazuje na potrzebę uwzględnienia obecnej sytuacji w ocenie ryzyka zawodowego. Jak podkreśla w swoim stanowisku GIP, obecność przedstawicieli związków zawodowych lub pracowników w procesie weryfikacji oceny ryzyka jest bardzo ważny. Tym bardziej w obecnej sytuacji, gdy epidemia wywołana przez koronawirusa u większości budzi uzasadniony lęk, stres, a także frustrację. Wiąże się z tym duża dawka negatywnych emocji, napięcia i niepewności. Niepokój i poczucie realnego niebezpieczeństwa, bo wirusa nie widać, a zarażać można bez objawów chorobowych, zwiększa stres całego zespołu pracowników. Taka negatywna sytuacja nie tylko ujemnie oddziałuje na kondycję psychofizyczną załogi, ale wpływa także na ich reakcje i zachowania podczas pracy. Dlatego tak ważne jest uwzględnienie w aktualizowanej ocenie ryzyka zawodowego wszystkich zagrożeń psychospołecznych ujawnionych w związku z pandemią. Należy pamiętać, że w przypadku zmian w procesie pracy pracodawcy są zobowiązani skorygować ocenę ryzyka i uwzględnić w niej wszystkie nowe zagrożenia, również te dla zdrowia psychicznego.

Po aktualizacji oceny ryzyka kolejnym krokiem jest stworzenie planu działań, obejmującego właściwe środki bezpieczeństwa i kontroli, pozwalające normalnie pracować i jednocześnie zapobiegać możliwości rozprzestrzenienia się wirusa SARS-CoV-2.

Rodzaje środków koniecznych do zastosowania bezwzględnego*:

– stanowiska pracy z przegrodami; należy unikać elementów, które nie są zwarte lub mają przestrzenie, takich jak rośliny doniczkowe, lub które stwarzają dodatkowe ryzyko, np. potknięcia się pracownika, czy upadku przedmiotu. Jeśli nie można zastosować przegrody, należy zapewnić dodatkową przestrzeń między pracownikami (odstęp min. 1,5 m),
–  szczególna dbałość o sprawną i wydajną wentylację pomieszczeń pracy,
–  kierowanie tylko wykwalifikowanych pracowników do wykonania określonej pracy,
– środki ochrony osobistej takie jak przyłbice; w tym miejscu organizacja wnosi o zobowiązanie pracodawców w wyposażenie wszystkich pracowników sądów w przyłbice, ponieważ maseczki (np. półmaski FFP2 i FFP3, N95 itp.) mogą być jedynie dodatkiem, ponieważ wielogodzinna praca w maseczce jest utrudniona,
– środki behawioralne, np. obserwacje przestrzegania reguł i wytycznych kierownictwa, nadzór nad wszystkimi pracownikami (zauważamy, że w wielu miejscach reżim sanitarny nie jest przestrzegany),
– działania przeciwepidemiczne, np. zapewnienie środków do dezynfekcji rąk i elementów środowiska pracy – blatów (tak, aby pracownik po zakończeniu swojej pracy pozostawiał miejsce pracy w czystości), zwiększenie częstotliwości sprzątania pomieszczeń pracy, a przede wszystkim pomieszczeń higieniczno – sanitarnych, klamek, poręczy, wyposażenia technicznego, np. wspólne drukarki i kopiarki (w tym miejscu organizacja związkowa nie zgadza się na to, aby urzędnicy byli odpowiedzialni za dezynfekcję sal rozpraw po każdej rozprawie. Prawdopodobnie będzie to wymagało w wielu sądach przygotowania aneksów do umów z firmami sprzątającymi,
– przypominanie o zasadach higieny, rozmieszczenie praktycznych informacji w ogólnodostępnych miejscach zakładu pracy, udostępnienie w tym zakresie informacji m.in. Państwowej Inspekcji Sanitarnej, – dobrą praktyką ograniczającą możliwość zainfekowania wirusem zakładu pracy jest zastosowanie mat dezynfekcyjnych przy wejściach do budynku,
– oznaczenie ciągów komunikacyjnych, tak, aby było wskazane miejsce wejścia do budynku oraz wyznaczone inne miejsce wyjścia, naklejenie linii na podłogach w BOI, KRK, itd. oraz naklejenie kółek wyznaczających 1,5 – 2 metrów odstępu między interesantami,
– dalsze ograniczenia dotyczące interesantów i osób wezwanych do sądu polegające na obowiązkowej dezynfekcji rąk i poddanie się badaniu temperatury ciała po wejściu do budynku – tak jak to zostało przyjęte w innych urzędach państwowych, które powróciły do normalnych godzin urzędowania (np. ZUS, samorządy),
– zadbanie o to, aby w wezwaniach strony zostały poinformowane, że mają obowiązek stawienia się w maseczkach oraz nie wcześniej niż 10 minut przed rozpoczęciem się rozprawy (aby nie gromadzono się w holach, korytarzach itd.),
– zalecenie niewzywania osób z zagranicy na terminy rozpraw, gdyż jest to zagrożenie dla wszystkich pracowników sądów (KE wezwała państwa członkowskie do zamknięcia granic w strefie Schengen do 15 czerwca br.),
– umożliwienie ustalenia elastycznego czasu pracy na indywidualny wniosek pracownika ze względu na sytuację osobistą i rodzinną,
– zapewnienie właściwej ilości tóg i przyłbic dla ławników (obecnie ławnicy korzystają z wolnej, dostępnej togi),
– utrzymanie kwarantanny dokumentów przychodzących oraz akt oddawanych z czytelni,
– ograniczenie ilości osób przebywających w czytelni oraz czasu przeznaczonego na zapoznanie się z aktami,
– zamówienie większej ilości pieczęci urzędowych tego samego rodzaju; nie ma żadnych przeszkód w zamawianiu kolejnych egzemplarzy pieczęci urzędowej, jeżeli uzasadnione jest to wielkością sądu, warunkami rozmieszczenia pracowników w pomieszczeniach lub wymogami organizacyjnymi pracy.

Powyższe rygory powinny być bezwzględnie przestrzegane.

Nie ulega wątpliwości, że zanim powstaną rekomendacje, należy stopniowo uruchomić wysyłkę korespondencji, która zalega w sądach. W przeciwnym wypadku znacznie zwiększony wpływ korespondencji zwrotnej spowoduje paraliż biur podawczych i komórek organizacyjnych sądów.

Poza powyższymi kwestiami niezwykle ważne jest szybkie wprowadzenie przepisów umożliwiających rozpoznawanie spraw na posiedzeniach niejawnych.

*Organizacja posiłkowała się wystąpieniem Głównego Inspektora Pracy