Katowice, dnia 29 maja 2023 r.
Szanowna Pani
Katarzyna Frydrych
Podsekretarz Stanu
w Ministerstwie Sprawiedliwości
Szanowna Pani Minister,
nawiązując do pisma z dnia 2 maja 2023 r. (DSRiN-II.5061.5.2022) kierowanego do prezesów sądów apelacyjnych Międzyzakładowa Organizacja Związkowa NSZZ „Solidarność” Pracowników Sądownictwa i Prokuratury podnosi, że Ministerstwo Sprawiedliwości w ramach sprawowanego nadzoru nad funkcjonowaniem OZSS wskazuje na długi czas oczekiwania na badania oraz niezadowalającą terminowość ich realizacji i na podstawie zbiorczej analizy statystyk opartych na sprawozdaniach ilościowych oraz jakościowych kierowników OZSS jako przyczyny tego stanu rzeczy wskazuje czynniki w głównej mierze niezależne od specjalistów, takie jak: wzrost liczby spraw do zaopiniowania z ubiegłego roku (o 5%) oraz bieżącego ich wpływu (o 7%), wysoki wskaźnik niestawiennictwa na badania (56%), zwiększenie zapotrzebowania na dodatkowe terminy badań z uwagi na poszerzenie tez sądowych, częściej występującą skomplikowaną sytuację diagnostyczną wymagającą większej liczby spotkań, wzrost liczby opinii uzupełniających oraz odpowiedzi na zarzuty stron, konieczność odpowiedzi na pytania pełnomocników stron, zmiany terminów badań na prośbę sądów i uczestników, braki kadrowe i dużą liczbę wakatów. Jako dodatkowe przyczyny Ministerstwo podaje zadaniowy system pracy w OZSS, brak właściwego monitorowania przez kierowników efektywności wykorzystania czasu pracy przez specjalistów, sposób planowania badań przez kierowników nieuwzględniający liczby wpływu zleceń i czasu oczekiwania na badanie, realizowanie przez kierowników mniejszej niż specjaliści ilości badań.
Rozwiązaniem powyższych problemów według Ministerstwa jest wzmożony nadzór prezesów nad opiniodawczymi zespołami sądowych specjalistów, zwiększenie ilości badań wykonywanych przez kierowników i specjalistów w taki sposób, aby osiągnąć wymagany wskaźnik terminowości na poziomie 32% oraz skrócenie czasu oczekiwania na badanie.
Należy się zgodzić, że ideą przyświecającą pracy OZSS winno być jak najszybsze, rzetelne realizowanie zadań w zakresie diagnozy, jednak istotną przeszkodą są w tym względzie rzeczywiste zasoby kadrowe, możliwości oraz ograniczenia zespołów, co było wielokrotnie podnoszone przez specjalistów. Spostrzeżenia te są przez Ministerstwo Sprawiedliwości ustawicznie ignorowane w sposób niezrozumiały dla środowiska pracowników OZSS. Jedynym rozwiązaniem problemu niezadowalającej terminowości realizacji zadań diagnostycznych dostrzeganym przez Ministerstwo jest zwiększenie obciążenia pracą kierowników oraz specjalistów w tych zespołach, w których terminowość nie osiąga oczekiwanych wyników. Narzędziem do osiągnięcia tego celu miało być w ostatnich 3 latach wprowadzenie zadaniowego systemu czasu pracy i faktycznie resort potwierdza, że oczekiwany wskaźnik terminowości został osiągnięty w I kwartale br. w dodatkowych czterech zespołach OZSS. Taki rezultat nie powinien być zaskoczeniem, biorąc pod uwagę istniejące zaległości z poprzednich okresów rozliczeniowych, co może być m.in. efektem ograniczeń związanych z pandemią. Statystycznie wynik ten nie jest jednak zadowalający i z tych względów Ministerstwo rekomenduje zwiększenie obciążenia pracą (limitów) specjalistów w ramach zadaniowego systemu czasu pracy. Tymczasem zadaniowy czas pracy nie może być remedium na braki kadrowe i stale rosnący wpływ zleceń, co powoduje wydłużenie czasu oczekiwania na badanie i obniża wskaźnik terminowości realizacji zleceń. Należy w tym miejscu przypomnieć po raz kolejny, że w tym systemie wymiar czasu pracy nadal obejmuje 40 godzin tygodniowo i nie jest tożsamy z brakiem jakichkolwiek limitów, pozwala natomiast na bardziej elastyczne zarządzanie zadaniami, czasem, właściwej koncentracji na powierzonych zadaniach, zarówno w siedzibie OZSS (głównie przygotowanie i przeprowadzanie badań), jak i poza nią (głównie praca koncepcyjna). Racjonalne, skuteczne, świadome zarządzanie zasobami ludzkimi w ramach OZSS wymaga rozplanowania zadań i obowiązków w taki sposób, aby możliwe było ich wykonanie z najwyższą starannością, zgodnie z obowiązującymi standardami metodologii, etyki, BHP – w ramach godzinowego wymiaru czasu pracy. Niepokojące jest to, że Ministerstwo skupia się tylko i wyłącznie na dostosowaniu liczby realizowanych badań do wpływu zleceń. W ocenie strony społecznej taki kierunek działań nie poprawi znacząco wyników OZSS, a może doprowadzić do dalszego pogarszania się sytuacji kadrowej zespołów i w konsekwencji do poważnych zaburzeń w funkcjonowaniu OZSS i paraliżu w realizacji stale zwiększającej się liczby zleceń sądów (w tym opinii uzupełniających, czy odpowiedzi na pytania pełnomocników). Zaproponowane rozwiązania nie uwzględniają przeważającej liczby czynników negatywnie wpływających na realizację zleceń, niezależnych od samych specjalistów.
W tym miejscu należy podnieść, że zwiększenie liczby badań w kontekście bardzo dużego poziomu niestawiennictwa na badania (i liczby wniosków o zmianę terminu badania) również mija się z celem i w przypadku dalszego utrzymywania się tej tendencji po okresie pandemii Ministerstwo powinno zastanowić się nad stworzeniem odpowiednich procedur, które umożliwiłyby dyscyplinowanie badanych do stawiania się na wyznaczane terminy. W tej chwili specjaliści nie mają praktycznie żadnych narzędzi i realnego wpływu na ten jakże ważny czynnik obniżający wskaźnik terminowości.
Ponadto przerzucenie odpowiedzialności za wyniki pracy zespołów OZSS na prezesów sądów poprzez wzmożoną kontrolę i nadzór nad zespołami także nie rozwiąże istniejących problemów. Ministerstwo wskazuje na brak określenia przez prezesów większości sądów kryteriów i wskaźników efektywności wykorzystania czasu pracy w zadaniowym systemie czasu pracy, nie wydając jednak w tym zakresie żadnych zaleceń, wytycznych czy tzw. dobrych praktyk, na których prezesi mogliby się oprzeć, poza podkreśleniem niezasadności zmniejszania wymiaru zadań diagnostyczno – opiniodawczych kierownikom zespołów. Jednocześnie od kierowników zespołów resort oczekuje efektywnego planowania badań, monitorowania efektywności wykorzystania czasu pracy przez specjalistów, dbania o terminowość także w kontekście monitorowania niestawiennictwa osób badanych. Z uwagi na rolę, jaką pełnią kierownicy zespołów należy spojrzeć na zakres ich zadań w sposób analogiczny do sędziów pełniących funkcję przewodniczących wydziałów, którzy mają ograniczony przydział spraw.
Oczywistym rozwiązaniem kwestii terminowości jest zwiększenie liczby etatów w zespołach, w których liczba zleceń przekracza możliwości ich realizacji przy obecnej liczbie zatrudnionych specjalistów.
W dalszej kolejności powinno się zadbać o faktyczne obsadzenie wolnych etatów, co wydaje się niewykonalne bez wprowadzenia transparentnych zasad wynagradzania i awansu zawodowego specjalistów, systemu premiowania oraz podwyższenia wynagrodzeń zasadniczych, aby zwiększyć atrakcyjność tego zawodu w obecnych warunkach rynkowych.
Podsumowując, z analizy całości dokumentacji wynika, że trudności w osiągnięciu pożądanego wskaźnika realizacji zleceń wynikają w decydującym stopniu od czynników niezależnych od pracowników OZSS i pozostających poza jakimkolwiek wpływem specjalistów i kierowników OZSS, dlatego rozwiązanie zaproponowane przez Ministerstwo nie poprawi znacząco sytuacji. W ocenie strony społecznej należałoby wziąć pod uwagę głos środowiska pracowników OZSS i podjąć sensowną i ścisłą współpracę w celu wypracowania wspólnie metod, które przyczynią się do rzeczywistej poprawy wyników.
Z poważaniem
Komisja MOZ
NSZZ “Solidarność” Pracowników
Sądownictwa i Prokuratury